공공 기록물 열람 신청 시 자주 묻는 질문과 답변

공공 기록물 열람 신청 시 자주 묻는 질문과 답변

공공 기록물은 시민들의 알 권리를 보장하고 정부와 공공기관의 투명성을 확보하기 위해 누구나 열람할 수 있는 자료입니다. 특히 정부 기관이나 지방자치단체에서 생성, 수집한 문서, 보고서, 통계자료 등을 포함한 공공 기록물은 국가의 주요 결정 사항이나 정책의 근거를 확인하는 데 유용합니다. 하지만 공공 기록물 열람 신청 절차나 자격 조건에 대한 문의가 많아 공공 기록물 열람 신청 과정에 대해 자주 묻는 질문과 그 답변을 정리했습니다.

공공 기록물 열람 신청 절차에 관한 FAQ

1. 공공 기록물 열람 신청은 누구나 할 수 있나요?

예, 대한민국 국민이라면 누구나 공공 기록물 열람을 신청할 수 있습니다. 또한 외국인의 경우에도 대한민국 내 공공 기록물에 대한 열람 신청이 가능하지만, 특정 기록물에 한해 열람이 제한될 수 있습니다. 예를 들어 국가 안보와 관련된 기록물이나 개인정보가 포함된 자료는 제한이 될 수 있습니다.

2. 어떤 자료들이 공공 기록물에 포함되나요?

공공 기록물에는 정부나 지방자치단체가 관리하는 문서, 보고서, 통계자료, 정책자료 등이 포함됩니다. 일반적으로 공공 기록물에는 다음과 같은 자료가 포함됩니다:

정부의 주요 결정 사항이나 정책 관련 자료

공공 기관의 업무 처리 기록

통계청 등에서 작성한 통계자료

환경 보고서, 연구 보고서, 법령 자료 등

단, 일부 기록물은 보안이 필요한 내용이거나 개인 정보 보호가 필요한 경우 열람이 제한될 수 있습니다.

3. 열람 신청 절차는 어떻게 진행되나요?

공공 기록물 열람 신청 절차는 다음과 같이 진행됩니다:

신청서 작성: 먼저 공공기관의 웹사이트나 공공기록물 관리 시스템에 접속해 열람을 원하는 기록물에 대한 신청서를 작성합니다.

신청서 제출: 작성한 신청서를 온라인으로 제출하거나, 지정된 기관을 방문해 제출할 수 있습니다.

검토 및 승인: 공공기관에서는 신청 내용을 검토해 열람 가능 여부를 결정합니다. 열람 승인 여부는 공공 기록물의 민감성이나 개인정보 포함 여부에 따라 달라질 수 있습니다.

열람 및 자료 수령: 열람이 승인되면 신청자가 기록물을 열람하거나 필요한 부분을 복사할 수 있습니다.

4. 열람 신청 시 수수료가 발생하나요?

기본적인 열람 신청은 무료로 제공됩니다. 다만, 복사나 출력을 원하는 경우 일정한 수수료가 부과될 수 있습니다. 예를 들어 A4 용지로 복사할 경우 페이지당 소액의 비용이 발생하며, 특정 자료의 전산 처리 비용이 청구될 수 있습니다.

기록물 열람 제한에 관한 FAQ

1. 모든 기록물을 열람할 수 있나요?

아니요, 모든 기록물이 열람 가능한 것은 아닙니다. 국가 안보, 개인 정보, 영업 비밀 등 민감한 정보가 포함된 경우 해당 기록물은 열람이 제한됩니다. 이와 관련된 법적 근거로는 정보공개법과 개인정보보호법이 있습니다. 이에 따라 열람 제한 사유를 설명해주며, 일부 공개가 가능한 기록물은 민감 정보를 제외하고 열람할 수 있습니다.

2. 열람 제한 기록물을 반드시 열람해야 한다면 어떻게 해야 하나요?

열람 제한 기록물을 열람하려면 법적 근거가 있는 정당한 이유를 제시해야 합니다. 예를 들어 연구나 언론 취재 목적으로 해당 기록물을 확인해야 하는 경우, 공공기관에 이에 대한 정당한 사유를 제시하고 열람 승인을 요청할 수 있습니다. 그러나 이러한 경우에도 일부 정보는 편집되거나 삭제된 형태로 제공될 수 있습니다.

3. 열람 신청이 거부될 경우 이의를 제기할 수 있나요?

네, 열람 신청이 거부되었을 경우 이의 제기를 통해 재심사를 요청할 수 있습니다. 이의 제기는 열람 신청을 거부한 기관에 서면으로 이의 제기서를 제출하면 되며, 공공기관은 이를 검토한 후 최종 결정을 내립니다. 이의 제기 절차는 일반적으로 30일 이내에 완료됩니다.

공공 기록물 열람 방법에 관한 FAQ

1. 온라인으로도 기록물을 열람할 수 있나요?

예, 대부분의 공공 기록물은 온라인을 통해 열람할 수 있습니다. 정부24, 국가기록원 등에서 제공하는 온라인 플랫폼을 이용하면 편리하게 열람이 가능합니다. 다만, 보안이 필요한 자료의 경우 기관 방문 열람만 가능할 수 있습니다. 특히 대량의 기록물이거나 특정 형식의 자료는 온라인으로 열람이 제한될 수 있습니다.

2. 원하는 기록물이 검색되지 않는 경우 어떻게 하나요?

원하는 기록물이 검색되지 않는 경우, 다음과 같은 방법을 활용할 수 있습니다:

기관에 직접 문의: 열람을 원하는 자료가 특정 기관에 소속된 경우 해당 기관의 기록 담당 부서에 문의해 자료의 열람 가능 여부를 확인할 수 있습니다.

기록물 관리 시스템 활용: 국가기록원이나 해당 공공기관의 기록물 관리 시스템에 자료를 검색해 보세요.

정보공개 청구: 열람이 되지 않는 경우 정보공개 청구를 통해 열람을 요청할 수 있습니다.

3. 열람 신청을 처리하는 데 얼마나 걸리나요?

공공 기록물 열람 신청 처리는 일반적으로 약 10일이 소요됩니다. 다만 기록물의 민감성이나 기관의 검토 절차에 따라 시간이 길어질 수 있습니다. 처리 기간 연장이 필요한 경우 기관에서는 이를 신청자에게 별도로 안내합니다.

기록물 복사 및 자료 활용에 관한 FAQ

1. 열람한 자료를 복사할 수 있나요?

네, 열람한 기록물은 복사할 수 있습니다. 다만 일부 민감한 자료는 복사 제한이 있을 수 있으며, 복사본의 외부 반출 역시 제한될 수 있습니다. 복사 시 페이지당 소액의 수수료가 부과됩니다.

2. 열람한 자료를 상업적 목적으로 사용할 수 있나요?

공공 기록물은 일반적으로 비영리 목적으로 활용해야 합니다. 상업적 목적으로 사용하려면 사전 승인이 필요하며, 승인된 경우에 한해 자료의 일부를 상업적으로 사용할 수 있습니다. 상업적 활용이 가능한 자료인지 확인하려면 담당 기관에 별도로 문의하시기 바랍니다.

3. 연구나 학술 목적으로 자료를 활용할 때 필요한 절차가 있나요?

연구나 학술 목적으로 자료를 활용할 경우 출처 표기와 승인 절차를 준수해야 합니다. 특히 연구 논문이나 보고서에서 공공 기록물을 인용할 때는 해당 기록물의 출처와 관리 기관을 명확히 기재하는 것이 중요합니다. 일부 기관은 추가적으로 논문이나 연구 계획서를 요구할 수 있으니 사전에 준비하는 것이 좋습니다.

공공 기록물 열람 신청 관련 요약표

질문	답변
누구나 열람 신청이 가능한가?	예, 대한민국 국민은 누구나 가능하며 외국인도 일부 가능
열람 신청 절차는?	신청서 작성 → 제출 → 검토 및 승인 → 열람
열람 제한 기록물의 경우?	국가 안보, 개인정보 등 민감 정보 포함 시 제한 가능
온라인 열람 가능 여부	예, 대부분 온라인 열람 가능하지만 일부 자료는 제한
복사 및 자료 활용	복사 가능, 상업적 활용 시 사전 승인 필요

공공 기록물 열람 신청은 시민들이 정부의 정책과 결정 과정을 확인하고 참여할 수 있는 중요한 권리입니다. 열람 절차나 제한 사항을 이해하고 활용하는 것이 중요하며, 민감한 정보의 경우 정보 보호 규정에 따라 열람이 제한될 수 있음을 유의해야 합니다.

과거에 기밀로 지정된 기록물이 지금은 비밀 해제되었는지 어떻게 확인할 수 있나요?

과거에 기밀로 지정된 기록물이 현재 비밀 해제되었는지 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

공공기록의 열람, 복제 등에 관한 법률에 따라 기밀 해제가 이루어졌을 경우 관련 기관은 관보 또는 인터넷 홈페이지에 그 사실을 공고해야 합니다. 따라서 해당 기관의 관보 공고 사항이나 홈페이지를 확인하는 것이 가장 확실한 방법입니다.

또한, 국가기록원(www.archives.go.kr)의 '전자공공기록물통합정보시스템(APIIS)'을 통해서도 확인할 수 있습니다. APIIS는 국립공공기록관리원과 각 공공기관이 보유한 공공기록물의 목록과 메타데이터를 통합 검색할 수 있는 시스템입니다. APIIS에서 기록물의 '보존 및 처분 정보'를 확인하면 기밀 해제 사항이 있는지 확인할 수 있습니다.

다만, 일부 기밀 해제가 이루어졌더라도 특정 정보는 여전히 비밀로 유지될 수 있습니다. 이러한 경우에는 해당 기록물을 보유한 기관에 직접 문의하여 확인하는 것이 필요합니다.

공공 기록물이 디지털화된 경우, 이를 어떻게 열람하거나 복사할 수 있나요?

디지털화된 공공 기록물을 열람하거나 복사하려면 다음과 같은 방법이 있습니다.

1. 온라인 열람

* 일부 기관에서는 디지털화한 기록물을 웹사이트나 포털을 통해 온라인으로 열람할 수 있습니다.

* 온라인 열람이 가능한지 확인하려면 해당 기관의 홈페이지를 방문하거나 문의하세요.

2. 오프라인 열람 및 복사

* 온라인 열람이 불가능한 경우에는 기관을 직접 방문하여 열람실에서 디지털화된 기록물을 열람할 수 있습니다.

* 열람실에서 복사 신청을 하면 기관이 정한 요금에 따라 복사본을 받을 수 있습니다.

3. USB나 DVD 복사 서비스

* 일부 기관에서는 디지털화된 기록물을 USB나 DVD로 복사해 제공하는 서비스를 제공합니다.

* 이 서비스는 일반적으로 유료이며, 기관에 문의하여 이용 가능 여부와 요금을 확인하세요.

4. 제3자 위탁 복사

* 기관에서 직접 복사하지 않는 경우, 제3자업체에 복사를 위탁하여 받을 수 있습니다.

* 기관에 문의하여 제3자 위탁 복사가 가능한지 확인하고, 위탁업체의 정보를 받으세요.

팁

* 열람 및 복사를 신청하기 전에 해당 기관의 열람실 운영 시간, 요금, 절차 등을 미리 확인하세요.

* 온라인 열람이 가능한 기관일 경우, 웹사이트에서 회원 가입이나 로그인이 필요할 수 있습니다.

* 복사본을 받을 때 디지털화된 파일 형식이나 복사 품질을 확인하세요.

공공 기관의 국외에 보관된 기록물을 열람하고 싶을 때, 어떤 절차를 거치면 되나요?

국외에 보관된 공공 기관 기록물을 열람하고자 하는 경우 다음 절차를 거쳐야 합니다.

먼저 해당 기록물을 보관하고 있는 공공 기관에 열람 요청서를 제출해야 합니다. 요청서에는 열람하고자 하는 기록물의 구체적인 내용, 열람 목적, 개인정보를 포함해야 합니다.

제출된 요청서는 공공 기관에서 검토됩니다. 해당 기록물이 열람 가능한지, 열람 제한 사유가 있는지 확인하는 과정입니다. 열람 제한 사유가 없는 경우, 공공 기관은 열람을 승인하고 열람 방법을 안내합니다.

해당 기록물이 국내에 없는 경우, 공공 기관은 해외 보관 기관에 열람 요청을 대신하여 제출합니다. 해외 보관 기관은 별도의 열람 절차를 거칠 수 있으므로, 열람이 완료될 때까지 시간이 더 소요될 수 있습니다.

열람이 완료된 기록물은 해당 공공 기관을 통해 전달됩니다. 열람 방법은 전자 파일 제공, 서면 또는 방문 열람 등 다양합니다. 열람에는 수수료가 발생할 수 있으므로 미리 확인하는 것이 좋습니다.

국외에 보관된 공공 기록물 열람 절차는 복잡하고 시간이 걸릴 수 있습니다. 따라서 충분한 시간적 여유를 두고 절차를 진행하는 것이 중요합니다.

공공 기록물 열람을 위해 수수료를 납부해야 하는 경우, 그 비용은 어느 정도인지, 어떻게 납부할 수 있나요?

공공 기록물 열람 시 수수료 납부가 필요한 경우, 그 비용은 열람하고자 하는 기록물의 종류와 분량에 따라 달라집니다. 일반적인 수수료는 다음과 같습니다.

* 복사 수수료: 흑백 복사본은 1매당 100원, 컬러 복사본은 1매당 200원입니다.

* 인증 수수료: 공공 기록물의 인증 사본을 발급받으려면 인증 수수료가 부과됩니다. 수수료는 기록물의 종류와 분량에 따라 다르지만, 일반적으로 1건당 5,000~10,000원입니다.

* 검색 수수료: 일부 기관에서는 기록물 검색을 위해 검색 수수료를 부과하는 경우가 있습니다. 검색 수수료는 시간당 또는 건수 기준으로 부과되며, 기관마다 차이가 있습니다.

수수료는 다음과 같은 방법으로 납부할 수 있습니다.

* 현금 납부: 열람 기관의 窓口에서 현금으로 납부할 수 있습니다.

* 카드 결제: 일부 기관에서는 신용카드 또는 체크카드 결제를 허용합니다.

* 우편환 또는 은행 송금: 사전에 우편환이나 은행 송금으로 수수료를 납부할 수 있습니다. 이 경우에는 열람 기관에 문의하여 입금 계좌 정보를 확인해야 합니다.

납부 방법은 열람 기관마다 약간씩 다를 수 있으므로, 열람을 신청하기 전에 해당 기관에 문의하여 정확한 정보를 확인하는 것이 좋습니다.

체크리스트

* 해당 공공 기관의 공공 기록물 열람 규정 확인

* 열람 대상 기록물의 정확한 명칭, 기간 확인

* 신원 확인 서류 (신분증, 주민등록증 등) 준비

* 열람 신청서 작성 (온라인, 방문 가능)

* 열람 요금 확인 및 준비

요약표

항목	내용
열람 가능 기록물	행정 기관, 지방자치단체, 공공기관의 공공 업무 수행 과정에서 생성된 서류, 자료
열람 제한 사유	개인정보, 국가 안보, 기업 비밀 등
열람 신청 절차	열람 신청서 작성 및 제출
열람 요금	기록물 유형, 복사 여부에 따라 상이
열람 장소	공공 기관 내 열람실

결론

공공 기록물 열람은 국민의 알 권리를 행사하고 투명성 있는 행정을 구현하는 데 중요한 도구입니다. 시민들은 자신의 권리를 행사하고 공공 기관의 업무를 감시하기 위해 적극적으로 공공 기록물 열람을 활용해야 합니다. 열람 절차를 미리 확인하고 필요한 서류를 준비하여 원활한 열람 과정을 보장하는 것이 중요합니다.

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